Kastara.ID, Jakarta – Era yang ditandai dengan perkembangan teknologi, turut berimplikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan pada bidang kearsipan. Terbitnya sejumlah produk hukum menunjukkan keseriusan pemerintah dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (e-government).
Hal ini dapat dilihat dalam sistem administrasi pemerintahan dan dalam penyelenggaraan pelayanan publik pada suatu instansi pemerintahan yang dikelola secara menyeluruh dan saling berhubungan. Demikian pula halnya dengan Kementerian Kesehatan.
Adapun produk hukum yang menjadi landasan tata kelola kearsipan adalah Undang undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
“Arsip memiliki peran penting dalam mendukung pemerintahan yang demokratis, bersih dan berwibawa. Tujuan Reformasi Birokrasi adalah mewujudkan tata pemerintahan yang baik, khususnya dalam hal akuntabilitas,” kata Sekjen Kemenkes Oscar Primadi pada acara Sarasehan Kearsipan dalam rangka Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke- 74 ‘SDM Unggul, Indonesia Maju’, di kantor Kemenkes, Jakarta (13/8).
Menurut Oscar, seluruh kegiatan penyelenggara pemerintahan harus dapat dipertanggungjawabkan yaitu dengan menyediakan informasi yang menyangkut kegiatan penyelenggaraan negara kepada publik sehingga seluruh rekaman kegiatan dalam bentuk arsip dapat diakses.
“Dengan demikian maka diharapkan adanya pengawasan dari publik terhadap kegiatan pemerintahan,” terang Sekjen Oscar.
Menurut Sekjen Oscar, peranan arsip dalam mendukung Good Governance adalah dengan menyajikan arsip secara transparan. “Maksudnya adalah adanya keterbukaan dari pengelola lembaga Negara untuk menyampaikan informasi kepada publik. Informasi yang dimaksudkan adalah rekaman kegiatan lembaga Negara untuk disajikan kepada publik. Pada prinsipnya semua informasi yang tercipta oleh lembaga publik dapat diakses untuk kepentingan publik,” jelas Oscar.
Meski demikian, ada pembatasan beberapa jenis informasi yang dipertimbangkan tidak boleh diakses publik misalnya yang dapat merugikan dalam proses penegakan hukum, informasi yang merugikan strategi pertahanan dan keamanan nasional, informasi yang merugikan hubungan internasional, atau informasi yang melanggar kerahasiaan perorangan.
“Dengan semangat terus berbenah untuk ke arah yang lebih baik serta didukung dengan kemampuan yang mumpuni dari SDM Kearsipan, saya optimis bahwa penyelenggaraan arsip secara tertib, komprehensif dan terpadu dapat mendukung penyelenggaraan Reformasi Birokrasi, di mana penyelenggaraan administrasi pemerintahan efektif dan efisien dalam menjamin akuntabilitas kinerja pemerintah serta pelayanan publik dapat dilakukan secara tepat, cepat dan aman,” ungkap Sekjen Oscar.
Terkait dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Kementerian Kesehatan telah menetapkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan E Office di lingkungan Kementerian Kesehatan terdiri dari menu: kehadiran, perjalanan dinas dalam negeri, perjalanan dinas luar negeri, data kepegawaian dan tata persuratan.
Sebelumnya Menteri Kesehatan dan Kepala Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) telah menandatangani Nota Kesepahaman tentang Perlindungan Informasi dan Transaksi Elektronik pada tanggal 29 Oktober 2018. Pada kesempatan yang sama tersebut, juga telah ditandatangani perjanjian kerja sama antara Pusat Data dan Informasi Kementerian Kesehatan dengan Balai Sertifikasi Elektronik BSSN tentang Pemanfaatan Sertifikat Elektronik pada Sistem Elektronik di Kementerian Kesehatan RI, yang dilakukan oleh Sekretaris Jenderal Kemenkes RI dan Sekretaris Utama BSSN.
Dalam Aplikasi E Office, pada menu tata persuratan, Biro Umum telah membuat Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) untuk memfasilitasi pengelolaan tata persuratan secara elektronik.
Menindaklanjuti perjanjian kerja sama Kementerian Kesehatan dan BSSN tersebut, Kemenkes telah mengembangkan Aplikasi TNDE mobile untuk disposisi online dengan tanda tangan elektronik bersertifikat dari BSSN yang akan memudahkan bagi pimpinan untuk memberi disposisi saat bertugas di kantor maupun di luar kantor.
Penerapan tanda tangan elektronik pada disposisi online mobile telah diuji oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN tanggal 6 Agustus 2019 dan sudah dinyatakan memenuhi persyaratan yang ditentukan. Selanjutnya BSrE akan menerbitkan surat rekomendasi untuk penerapan tanda tangan elektronik pada disposisi online. Kami berharap setelah rekomendasi dari BSrE terbit kementerian Kesehatan segera menerapkan tanda tangan elektronik tersebut.
Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2016, Kementerian Kesehatan mendapatkan kategori ‘Cukup’ dengan nilai 67,25 dan menduduki peringkat X dari seluruh kementerian. Tahun 2018 menjadi puncak prestasi Kementerian Kesehatan di bidang kearsipan yaitu hasil Pengawasan Kearsipan oleh ANRI, Kementerian Kesehatan mendapatkan peringkat I kategori ‘Sangat Baik’ dengan nilai 97,86. (rya)