Kepala Dinas Parekraf DKI Jakarta, Andhika Permata mengatakan, pihaknya melakukan penyusutan arsip dengan memusnahkan untuk mengurangi jumlah berkas.
Adapun pemusnahan arsip bertujuan mengurangi jumlah volume yang sudah tidak memiliki nilai guna.
“Serta menghindari terjadinya penumpukan di setiap ruangan,” ujar Andhika Permata, dalam keterangan tertulis, Senin (4/9).
Ia mengungkapkan, rincian kegiatan pemusnahan di unit Kerasipan Dinas Parekraf DKI Jakarta pada pencipta arsip yang retensinya di bawah 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan pencipta atau penyelenggara Pemerintah Daerah setelah mendapatkan pertimbangan tertulis panitia penilai dan persetujuan tertulis Gubernur.
“Dinas Parekraf DKI Jakarta telah melaksanakan kegiatan penilaian arsip pada bulan Oktober 2022,” ungkapnya.
Dinas Parekraf, lanjut Andhika, juga telah mendapatkan persetujuan tertulis kepala daerah berdasarkan surat Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 464/KA 02.04 perihal persetujuan pemusnahan arsip pada tanggal 15 Agustus 2023.
Ia menjelaskan, arsip yang akan dimusnahkan sebanyak 1.356 yang diperoleh dalam kurun waktu selama tahun 2011 hingga 2017.
“Kegiatan pemusnahan arsip wajib disaksikan oleh unsur Inspektorat dan Bagian Hukum sebagai pengawas, unsur lembaga kearsipan daerah dan Unit Pencipta Arsip,” jelasnya.
Ia menambahkan, hasil kegiatan pemusnahan nantinya wajb dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan didokumentasikan serta dilaporkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
”Keseluruhan hasil yang tercipta dari kegiatan ini menjadi arsip vital yang harus terus disimpan oleh Pencipta Arsip selama Dinas Parekraf DKI Jakarta masih berjalan,” tandasnya. (hop)