Kepala Dispusip DKI Jakarta, Firmansyah mengatakan, bimtek ini bertujuan mendukung hasil pengawasan kearsipan diharapkan kepada setiap Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) agar dapat membuat dan menetapkan kebijakan kearsipan sebagai pedoman kearsipan di internal unit kerjanya.
“Semua pencipta arsip diwajibkan untuk membuat daftar aktif karena kewajiban pengelola arsip aktif berada di unit pengolah atau di penciptanya,” ujarnya, di Kantor Perumda Pembangunan Sarana Jaya, Jalan Budi Kemuliaan, Gambir, Jakarta Pusat, Rabu (20/9).
Firmansyah menjelaskan, arsip yang telah memasuki masa inaktif sesuai dengan Jadwal Retensinya harus dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai prosedur dan dibuatkan daftar arsip inaktif.
“BUMD dalam melaksanakan optimalisasi pengelolaan kearsipan di internalnya agar melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah dilakukan penilaian arsip oleh tim penilai dan sesuai prosedur kearsipan,” terangnya.
Menurutnya, salinan autentik arsip vital wajib diserahkan kepada Dispusip selaku Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan Pergub 100 tahun 2018 tentang Program Arsip Vital.
”BUMD wajib menyerahkan arsip statis kepada Dispusip selaku Lembaga Kearsipan Daerah untuk mendukung khazanah arsip serta mendorong arsip sebagai memori kolektif bangsa,” ungkapnya.
Ia menambahkan, sesuai dengan Insekda nomor e-0037 tahun 2023 tentang Penanganan Penyelamatan Arsip COVID-19 bahwa BUMD diwajibkan untuk menyerahkan arsip yang tercipta dalam penanganan COVID-19.
Pembangunan Sarana Jaya dapat meningkatkan hasil audit kearsipan di tahun selanjutnya dan menjadi barometer pengelolaan kearsipan di lingkungan BUMD Provinsi DKI Jakarta.
“Semoga Bimtek ini dapat menambah wawasan dan membuka cakrawala pengelolaan kearsipan terhadap pentingnya arsip kepada para peserta,” ucapnya.
Ia menginginkan, arsip yang ada di Perumda Pembangunan Sarana Jaya juga bisa menjadi literasi bagi masyarakat luas. Untuk itu, ia berharap arsip yang ada dan bisa untuk publikasi bisa dibukukan.
“Sesuai tugas dan fungsi kita ada keterkaitan antara perpustakaan dan kearsipan. Kearsipan yang ada bisa menjadi suatu cerita faktual yang bisa dibukukan. Nah buku ini bisa kita ekspose sebagai sumber literasi bagi masyarakat agar mereka tahu sejarah Jakarta dari kontribusi yang diberikan Pembangunan Sarana Jaya,” kata Firmansyah.
Mengingat pentingnya pendokumentasian dan pengelolaan arsip, imbuh Firmansyah, Dispusip DKI Jakarta akan mengadakan Bimtek serupa di BUMD-BUMD lain.
“Tentu nantinya kita juga ke BUMD lain mengingat pentingnya pengelolaan arsip yang salah satunya bisa menjadi dasar proses perencanaan pembangunan atau kebijakan ke depan,” tuturnya.
Sementara Direktur Utama Perumda Pembangunan Sarana Jaya, Andira Reoputra menuturkan, Bimtek tersebut sangat penting karena terkait arsip agar bisa mendokumentasikan yang sudah ada atau terjadi sehingga ke depan bisa lebih baik.
“Kita hari ini mempersiapkan kearsipan sebagai tonggak atau landasan dari kegiatan-kegiatan ke depan, untuk generasi yang akan datang,” bebernya.
Bagi Perumda Pembangunan Sarana Jaya, lanjut Andi, arsip sangat penting karena banyaknya dokumentasi perusahaan mengenai pertanahan dan pembangunan di Jakarta. Terlebih, perusahaan sudah berdiri sejak 1969 sehingga banyak sekali dokumen dari puluhan tahun itu yang perlu diarsipkan.
“Melalui pengelolaan atau penyimpanan arsip yang baik ini maka ketika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan, termasuk sengketa lahan kita sudah siap. Untuk itu, insan Sarana Jaya harus lebih tertib dan cakap dalam strategi serta manajemen kearsipan,” tegasnya.
Ia menyampaikan, sebuah komunitas, lembaga hingga organisasi ketika berganti generasi maka diperlukan historical story agar menjadi bagian literasi. Sebab, literasi sangat penting bagi kita semua.
“Melalui historical story ini generasi berikutnya bisa belajar dari sejarah untuk bisa lebih baik. Ini sebagaimana disampaikan Presiden Soekarno, jangan sekali-kali melupakan sejarah atau Jas Merah,” tandasnya. (hop)